Ochrana osobních údajů v aplikaci Klientel

Kdo údaje zpracovává

Službu provozuje Martin Valovič, IČO 57928487, Krátka ulica 353/2, 900 51 Zohor, Slovensko, zapsaný v živnostenském rejstříku Okresního úřadu Malacky pod č. 120-31700. Ve všech otázkách k osobním údajům pište na martin@klientel.cz.

Klientel je správcem údajů uživatelů aplikace, tedy majitelů firem a jejich zaměstnanců. Správcem je také u fakturace, bezpečnostních záznamů a údajů návštěvníků webu klientel.cz včetně žádostí o ukázku.

U údajů zákazníků vaší firmy (hovory, kontakty, zakázky, fotky a zprávy) jste správcem vy a Klientel je zpracovatelem. Zpracovává je jen podle vašich pokynů a podle Smlouvy o zpracování osobních údajů, kterou firma uzavírá spolu s obchodními podmínkami.

Jaké údaje zpracováváme

Podle toho, jak službu používáte, jde o tyto údaje.

• Účet. Jméno, e-mail, telefon, role ve firmě, jazyk a technické údaje přihlášení.
• Zařízení. Token pro oznámení z Applu nebo Googlu, typ zařízení a verze aplikace.
• Zákazníci vaší firmy. Jméno, telefon, e-mail, adresa, poznámky, fotky a historie zakázek, které do aplikace vložíte nebo které vznikly při hovoru či přes odkaz od asistenta.
• Hovory. Číslo volajícího, čas a délka hovoru, zvuková nahrávka, přepis a shrnutí.
• Termíny a zprávy. Navržené a potvrzené termíny a záznamy o odeslaných SMS a e-mailech včetně proseb o recenzi.
• Fakturace. Jméno, firma, IČO, fakturační adresa, e-mail, telefon a historie plateb. Kartu zadáváte přímo u Stripe a její číslo nevidíme.
• Provozní záznamy. Kdo co kdy v účtu udělal, kvůli bezpečnosti.
• Podpora. Zprávy, které nám pošlete.

Aplikace vás nesleduje a neobsahuje reklamní ani analytické nástroje.

Proč údaje zpracováváme

Údaje zpracováváme jen pro tyto účely.

• Provoz účtu a služby, tedy přihlášení, zobrazení hovorů, termínů a zákazníků a odesílání oznámení a zpráv. Právním základem je plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR).
• Podpora a komunikace s vámi o službě. Právním základem je také plnění smlouvy. Reklamní e-maily uživatelům aplikace neposíláme.
• Bezpečnost, ochrana proti zneužití a zlepšování služby. Právním základem je náš oprávněný zájem na bezpečném a funkčním provozu (čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR).
• Faktury a účetnictví. Právním základem je zákonná povinnost (čl. 6 odst. 1 písm. c GDPR).
• Prosba o recenzi po dokončené zakázce. Je ve výchozím nastavení zapnutá a firma ji v aplikaci může vypnout. Zákazník ji po dokončené zakázce dostane SMS nebo e-mailem, nejvýše jednou za 90 dní, bez ohledu na to, jak byl se zakázkou spokojený. Správcem je firma. Opírá se o svůj oprávněný zájem oslovit své stávající zákazníky (v Česku § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb., na Slovensku § 116 odst. 15 zákona č. 452/2021 Z. z.). Zpráva je označená jako obchodní sdělení a uvádí odesílatele, tedy firmu. Český text začíná slovy „Obchodní sdělení“ a e-mail končí názvem firmy a jejími údaji, pokud je firma v nastavení vyplnila. Každá zpráva říká, jak další zprávy zastavit. Na SMS z českého nebo britského čísla stačí odpovědět STOP, u jednosměrné slovenské SMS firmě zavolat a u e-mailu na něj odpovědět.
• Nahrávání hovorů s asistentem. O nahrávání rozhoduje firma, které zákazník volá. Opírá se o svůj oprávněný zájem mít přesný záznam toho, co zákazník objednal (čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR). Klientel nahrávku pořizuje za ni jako zpracovatel.
• Kdo volajícího informuje. Asistent na začátku každého hovoru řekne, že je AI asistent firmy a že se hovor nahrává. Firma o nahrávání informuje také ve svých zásadách ochrany osobních údajů.

Kdo má k údajům přístup

Používáme dodavatele, bez kterých by služba nefungovala. Údaje nikomu neprodáváme. Seznam je níže.

Dodavatelé

Příjemce, který není náš zpracovatel

Adresu zakázky vyhledává a dobu jízdy mezi zakázkami počítá Mapy.com, které provozuje česká akciová společnost Seznam.cz. Seznam.cz dostane souřadnice zakázek a adresu, kterou volající řekne. Podle části 7 podmínek svého API je u těchto údajů vlastním správcem a není naším zpracovatelem. Do třetí země je od nás nedostává.

Předávání údajů mimo EU

Data služby jsou uložená v EU (Supabase ve Frankfurtu). Adresy a doby jízdy počítá Seznam.cz v Česku. Někteří dodavatelé ale zpracovávají údaje v USA nebo jinde mimo EU. Předání se u nich opírá o tyto záruky.

• Twilio, Resend, Netlify, Google a Stripe jsou certifikovaní v rámci EU-USA pro ochranu osobních údajů (EU-U.S. Data Privacy Framework).
• Eleven Labs Inc. je zapsaná v rámci EU-USA pro ochranu osobních údajů (EU-U.S. Data Privacy Framework) včetně britského rozšíření. Stav jsme ověřili 1. 11. 2026 na dataprivacyframework.gov. Smlouva o zpracování má navíc standardní smluvní doložky Evropské komise.
• Apple zajišťuje oznámení pro EHP a Spojené království přes společnost Apple Distribution International Ltd (Irsko). Předání se opírá o standardní smluvní doložky Evropské komise. Apple není zapsaný v rámci EU-USA.
• Smluvní stranou Supabase je Supabase Pte. Ltd. (Singapur). Je také příjemcem údajů podle standardních smluvních doložek. Naše data jsou uložená ve Frankfurtu (eu-central-1). Přístup jeho podpory a dodavatelů mimo EU se opírá o doložky (moduly 2 a 3) a britský dodatek (UK Addendum) podle jeho smlouvy o zpracování ve verzi z 1. 8. 2026. Supabase není zapsaný v rámci EU-USA.
• E-maily odesíláme přes službu Resend. Odesílání, účet i záznamy o odeslaných e-mailech jsou v USA.
• Telegram používáme jen jako volitelný kanál. Provozuje ho Telegram Messenger Inc. mimo EHP a ve svých zásadách neuvádí stát. Podle těchto zásad ukládá údaje z EHP a Spojeného království v Nizozemsku a společnosti své skupiny na Britských Panenských ostrovech a v Dubaji kryje standardními smluvními doložkami. Vývojářům botů ale smlouvu o zpracování ani standardní doložky nenabízí. Posíláme tam jen upozornění majiteli a náhledy zpráv pro nastavení služby. Upozornění jde do chatu, který firma určila, s úplným jménem, telefonem a adresou zákazníka. Náhledy zpráv pro Klientel mají telefony a e-maily zamaskované, jméno a adresa zůstávají vidět. Firma Telegram může kdykoli vypnout, stačí napsat na martin@klientel.cz.

Jak dlouho údaje uchováváme

• Údaje účtu a firmy uchováváme po dobu, kdy účet existuje.
• Zvuková nahrávka hovoru a záznam hovoru u ElevenLabs včetně úplného přepisu se smažou 30 dní po hovoru.
• Shrnutí hovoru (co zákazník potřeboval, adresa, domluvený termín a výsledek) a přepis hovoru uložíme hned po hovoru k zákazníkovi v aplikaci. Zůstávají tam, dokud firma zákazníka nesmaže nebo nezruší účet.
• Upozornění e-mailem obsahují shrnutí hovoru. Ve schránce firmy zůstávají pod její kontrolou a Klientel je smazat nemůže.
• Fotky, které zákazník pošle přes odkaz od asistenta, se smažou 90 dní po nahrání.
• Smazaný zákazník zmizí z aplikace hned. Po 30 dnech ho trvale smažeme i s jeho hovory, poznámkami, fotkami a zprávami.
• Když smažete účet, přihlášení zrušíme hned. Pokud jste jediný majitel firmy, účet firmy včetně zákazníků, hovorů, nahrávek a fotek trvale smažeme po 30 dnech.
• Zálohy databáze se uchovávají 7 dní. Smazaná data z nich zmizí nejpozději 7 dní po trvalém smazání.
• Faktury a účetní doklady uchováváme 10 let podle § 35 slovenského zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve.
• Bezpečnostní záznamy (kdo co kdy v účtu udělal) se nedají upravit a zůstávají i po smazání účtu. Obsahují hlavně interní identifikátory, druh akce a čas. Uchováváme je 12 měsíců a pak je smažeme.

Vaše práva

Máte právo na přístup ke svým údajům, na jejich opravu a výmaz, na omezení zpracování a na přenositelnost. Proti zpracování z našeho oprávněného zájmu můžete vznést námitku. Kde zpracování stojí na souhlasu, můžete souhlas kdykoli odvolat.

Napište na martin@klientel.cz. Odpovíme nejpozději do měsíce. Účet smažete sami v aplikaci v Nastavení nebo na stránce Smazání účtu.

Pokud jste zákazníkem firmy, která Klientel používá, je správcem vašich údajů ta firma. Obraťte se nejdřív na ni. Pomůžeme jí vaši žádost vyřídit. Když napíšete nám, předáme žádost firmě.

Stížnost můžete podat u Úradu na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky (dataprotection.gov.sk). Je to náš hlavní dozorový úřad, protože Klientel je registrovaný na Slovensku. Obrátit se můžete také na úřad ve státě, kde bydlíte nebo pracujete. V Česku je to Úřad pro ochranu osobních údajů (uoou.gov.cz).

Změny

Když tento text změníme, zveřejníme novou verzi na této stránce.